Programas y aplicaciones útiles para la elaboración y gestión de la información
de calidad

Las herramientas que pueden ayudarnos en la implantación del sistema de gestión de calidad son:

- Base de datos que almacene la información que genere el sistema y facilite su recuperación. Esta base ha de ser abierta, modificable por el usuario para poder adaptarla a sus necesidades y al alcance de un entorno ofimático básico. Nuestra propuesta se centra en crear una base de datos en el entorno Access de Microsoft que integre las siguientes funcionalidades:

• Tabla de personal que recogerá la siguiente información: nombre, apellidos, domicilio, fecha de ingreso en el laboratorio/servicio de microbiología, titulación, sección asignada, turno de trabajo, funciones del puesto e historial formativo.
• Tabla de equipamiento que identifique los instrumentos y aparataje del laboratorio, su ubicación y el programa de mantenimiento.
• Tabla de material fungible en la que se registrará todo el material fungible que usa el laboratorio ( discos de antibiogramas, medios de cultivo, colorante ... ), proveedor, condiciones de almacenamiento y sección que lo utiliza.
• Cartera de servicios del laboratorio, especificando el nombre de la determinación, el laboratorio que lo realiza ( público, privado, externo.... ), el tiempo de respuesta y precio.
• Registro de comunicaciones del laboratorio con clientes/pacientes.
• Registro de reclamaciones. Se recomienda que el laboratorio de microbiología mantenga un libro de reclamaciones por parte de los clientes. El motivo del mismo es el registro de toda la actividad que se reclame al laboratorio. El libro podrá estar en formato papel o digital. El libro se formará a partir de la plantilla correspondiente.
• Registro de llamadas. el laboratorio de microbiología mantendrá de acuerdo con el decreto, un libro de llamadas con clientes/pacientes externos. El motivo del mismo es el registro de toda actividad que realice el laboratorio.
• Registro de incidencias, sugerencias y observaciones. Se recomienda que el laboratorio de microbiología mantenga un libro de incidencias.

La Svamc ha creado una base de datos ( Bascali_Micro ) que recoge todos estos puntos. Bascali_Micro es sólo el embrión, el objetivo de la Sociedad Valenciana de Microbiología Clínica es mejorarla en un futuro, con la ayuda y sugerencias de todas las personas que trabajan en el campo de la microbiología.

- Gestión documental. Un sistema de gestión de calidad edita y maneja multitud de documentos escritos ( manuales, PNTs, instrucciones, normas ..... ) y hace necesario mantener un histórico de todas las ediciones de los mismos.

En entornos pequeños, el uso de cualquier procesador de textos y la organización de los archivos en directorios y subdirectorios, al estilo del explorador de Windows, puede ser suficiente. En entornos medios y grandes se hace necesario usar programas de gestión documental ( D.M.S ) que faciliten la edición, modificación, registro, difusión y recuperación de los distintos documentos.

En el mercado existen empresas que tiene magníficos programas que hacen estas funciones y adaptados a los criterios ISO:9000. En un entorno de autorización administrativa la Svamc recomienda utilizar alguna de las aplicaciones monopuesto freeware que podemos encontrar en internet; alguna de las que proponemos son Q-docs y D-man, programas freeware, en versión monousuario, sin limitación de funcionalidades, que se integran en Microsof word.

El principal inconveniente es que están en inglés y necesitan la versión de word 2000, pero ofrecen las siguientes funciones:

· Puede manejar cientos de documentos.
· Crea una referencia única para cada documento, que se inserta automáticamente en el pie del documento.
· Búsqueda rápida por el número e referencia del documento.
· Búsqueda inteligente de documentos por criterios definidos previamente.
· Puede guardar los criterios de búsqueda para su uso posterior.
· Crea plantillas para su uso posterior.
· Lista de trabajo de los últimos 100 documentos abiertos por el usuario.
· Fácil impesión desde el mismo programa QDocs.
· Puede importar varios documentos a la vez.
· Backup automático de los documentos.

Organizan los documentos mediante perfiles según los siguientes criterios:

· Número automático de referencia.
· Descripción del documento
· Usuario relacionado con el documento
· Departamento a la cual pertenece el documento
· Autor
· Proyecto asociado con el documento
· Fecha de creación y revisión.

Con estas utilidades ofimáticas tenemos las herramientas básicas para empezar a crear nuestro sistema de gestión calidad.