Manual de recogida de muestras: bases para su diseño

El laboratorio de microbiología debe tener a disposición de los servicios médicos del hospital, unidades de enfermeria, centros periféricos de extracción de muestras y clientes un manual de recogida, extracción y conservación de muestras clínicas. En este manual se describirán los procedimientos habituales y recomendados por el Laboratorio para la extracción de muestras, su transporte y conservación hasta el momento de procesamiento. El objeto de este manual es lograr que todos los profesionales relacionados con la toma de muestras, información al paciente y transporte de las mismas tengan los conocimientos básicos para lograr que la muestra remitida al laboratorio de Microbiología llegue en las mejores condiciones posibles.

Este manual deberá estar escrito de forma concisa y clara, describiendo para cada muestra la forma de recogida, medios y utensilios necesarios, como conservarla hasta su envío y en que condiciones y como se transportará al laboratorio.

Las secciones básicas del manual serán ( no de foma excluyente ):

• INDICE
• OBJETO
• ALCANCE
• GENERALIDADES
  Política general del Laboratorio
  Horario de recogida de muestras
  Teléfonos de contacto y responsables
  Motivos de rechazo de muestras ( deberá existir criterio documentado para aceptar o rechazar muestras. Las muestras sin la apropiada identificación o una solicitud de pedido acompañante no deberían ser aceptadas o procesadas por el laboratorio; en caso de urgencia, el laboratorio puede optar por procesar la muestra pero sin emitir el resultado hasta tanto y en cuanto el médico solicitante y/o la persona que tomó la muestra se responsabilice por la identidad de la misma o provea de la información adecuada. Si esta regla por alguna razón es violada, se debería identificar en el protocolo del resultado a la persona responsable. ).
• IDENTIFICACIÓN DE LAS MUESTRAS ( todas la muestras primarias, así como sus fracciones deberán estar rotuladas e identificadas de manera inequívoca especificando los requesitos de identificación y rotulado de muestras. ).
  
• FORMA CORRECTA DE CUMPLIMENTACIÓN DE VOLANTES DE PETICIÓN ( la solicitud de análisis deberá contener suficiente información para identificar al paciente, al solicitante y personal que recolectó la muestra, la ubicación, así como los datos diagnósticos ).
• SEGURIDAD BIOLÓGICA EN EL TRANSPORTE DE MUESTRAS ( asegurando el cumplimiento de las normas locales y/o internacionales de bioseguridad a fin de proteger al que transporta la misma y al público en general y el desecho de los materiales utilizados para la toma de muestra ).
• TÉCNICAS DE RECOGIDA DETALLADAS PARA CADA MUESTRA Y PETICIÓN ESPECÍFICA que desarrollen como mínimo el consentimiento informado, instrucciones para dar a los pacientes con respecto a su propia preparación previa a la recolección de muestras, procedimientos a seguir por personal médico o enfermería para: preparación del paciente y recolección de las muestras con la descripción de los elementos y aditivos necesarios, tipo y cantidad de muestra a ser obtenida y necesidades especiales de tiempos de recolección.
  
• NORMAS DE TRANSPORTE ( Dentro de un esquema acorde a la naturaleza de la muestra y del examen solicitado y a la temperatura y con los aditivos especificados en el Manual de Obtención de Muestras ).
• ANEXO I: CATALOGO DE CONTENEDORES Y MEDIOS DE TRANSPORTE ( necesidades especiales de transporte desde la recolección hasta la recepción ).
• ANEXO II: TIEMPOS DE TRANSPORTE
• ANEXO III: MODO DE CONSERVACIÓN DE LA MUESTRA
• ANEXO IV: TIEMPOS DE RESPUESTA

Para redactar el manual se utilizará alguna de las plantillas recomendadas u otras diseñadas por el propio laboratorio de Microbiología que se ajusten a los principios generales comentados en la sección correspondiente. Ejemplos de algunos de los capítulos del manual son los siguientes:

Ejemplo 1. Doc. 1.- Indice del manual de recogida de muestras
Ejemplo 1. Doc. 7.- Técnica de recogida de heces
Ejemplo 2. Doc. 8.- Técnica de recogida de muestras genitales

El manual se actualizará una vez al año como mínimo y siempre que se introduzcan modificaciones substanciales; la nueva versión deberá ponerse en circulación y retirarse la antigua. Una forma de mantener actualizado en tiempo real el manual es crear una versión HTLM, disponible para todos los usuarios vía internet mediante acceso restringido